- Completar el campo “Asunto”. Lo correcto sería escribir una frase que identifique el contenido del mensaje (ej.“Evaluación 3ª etapa”, “Solicitud de información académica”, “Fotos de la jornada del viernes 23/12/2010”)
- Así la persona que recibe el mensaje sabrá cual es el tema que trata para cuando necesite localizarlo en la bandeja de entrada o darle prioridad en la lectura, etc.
- Evitar escribir el contenido del mensaje en el asunto (ej. “Dime el número de celular de la supervisora”. En ese caso el Asunto sería: “Solicitud de número de celular”)
- Iniciar el texto del mensaje con un saludo. Es de buena educación y agradable a quien lo recibe.
- Ser explícito y conciso en el contenido del mensaje. Decir directamente (de manera respetuosa y amable) el motivo y el objetivo del mismo. Los mensajes muy extensos y que divagan no despiertan interés en quien los lee.
- Si necesito respuesta decirlo explícitamente no pensar que la otra persona lo supondrá.
- La persona que recibe y lee el mensaje no está viendo nuestra expresión (no sabe si estamos alegres o enojados), por lo tanto evitar palabras o frases que no sean claras o puedan ser mal interpretadas.
- Concluir el texto con un saludo de despedida y la firma de quien lo envía. No importa que aparezca la dirección de correo, es más personal y agradable leer la firma del remitente.
- Evitar utilizar abreviaturas y faltas ortográficas. Si el editor de correo que utilizo no tiene corrector ortográfico puedo redactar el mensaje en MS Word y luego copiarlo y pegarlo en el editor del correo.
- El correo electrónico es un medio de comunicación más, por lo tanto se utilizan las mismas normas esenciales que para la redacción de cartas, avisos, llamadas telefónicas, etc. Saludo, Cuerpo (Contenido), Despedida y Firma.
